| Description du poste |
L’Association dite PATRONAGE SAINTE-MÉLANIE , fondée en 1850, a pour but d’affermir et de développer, par une éducation intégrale, la personnalité de ses membres, ainsi que celle des enfants, adolescents et jeunes adultes, qui lui sont confiés.
Elle s’applique à atteindre cet objet en établissant entre eux des relations de solidarité et des liens d’amitié.
Poste
Sous la responsabilité du président de l’Association ou de son représentant ou du directeur d’animation du patronage Saint Mélanie, l’Assistant Administratif en Animation (H/F) collabore et participe au déploiement, à la formalisation et au suivi administratif et comptable des activités, en cohérence avec le projet éducatif du patronage, et assure l’accueil en toute sécurité de tous les visiteurs.
Missions au quotidien :
- Tenir l’accueil, dans état d’un esprit de famille, joyeux, bienveillant et attentionné pour répondre à toutes les demandes (visiteurs, téléphone, messageries…).
- Contrôler, faire respecter et rappeler en cas de besoin les règles d’hygiène et de sécurité : en arrivant et en sortant des locaux s’assurer de la qualité d’accueil, du rangement de la propreté des lieux, tenir/remettre au propre l’affichage, alerter ceux qui doivent ranger/remettre en état.
- Déployer la communication de l’association : mise à jour du site et des médias, affichage sur place et panneau de la rue. Veiller quotidiennement à ce que tous les messages reçus trouvent une réponse, et à ce que les boîtes de messagerie soient « nettoyées » des messages inutiles.
- Tenir à jour les fichiers : activités, calendriers d’occupation des salles, paiement des prestations des professeurs, et s’assurer de l’ouverture/fermeture des locaux en son absence.
- Tenir le secrétariat des « institutionnels » : renseigner autant que de besoin les sites officiels CAF, MONCOMPTEASSO, TAM … et tenir à jour le registre de sécurité et d’accessibilité des locaux
- Élaborer les contrats de mise à disposition et d’occupation des salles, les fichiers de suivi des participations financières, de paiements des professeurs, suivre les encaissements et faire les rappels si nécessaire, tenir la caisse du bureau.
- Passer les commandes auprès des fournisseurs et suivre les interventions en lien avec les responsables d’activités : l’entretien du matériel bureautique, les fournitures de bureau, de ménage, de matériel pédagogique…
- En période scolaire (environ 32 semaines entre septembre et juin), 4 soirs de semaine (lundi, mardi, jeudi, vendredi), elle/il aura la charge d’élaborer le calendrier de l’activité de l’aide aux devoirs et d’entretenir les contacts et réseaux (parents/Écoles/bénévoles)
Missions ponctuelles :
- Participer à la réalisation des activités événementielles : kermesse, rallye pédestre, tournois sportifs, dîner des saveurs …
- Assurer le secrétariat des réunions du comité directeur : liste des membres, convocations, CR et PV de réunions
- Assurer le secrétariat et la préparation de l’AG : liste des adhérents, liste des donateurs, convocations et reçus fiscaux, rapport moral et financier, CR et PV de l’AG.
Participer à l’élaboration/envoi du journal annuel : liste des destinataires, duplication, envoi des courriers et courriels.
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| Description du profil recherché |
- Vous possédez de réelles capacités de gestion des finances et d’administration
- Rigoureux et autonome, vous savez vous organiser, programmer et coordonner les activités, les actions et les ressources.
- Disponible aux autres vous avez le sens de l’accueil des personnes et vous êtes attentif à l’état général des locaux
- Loyal et honnête, calme et appliqué, patient et attentif, dynamique et impliqué, pédagogue et compréhensif avec un grand sens relationnel, discret et diplomate, soigneux et ponctuel.
Poste à mi-temps.
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