| Description du poste |
La maison paroissiale des jeunes, « les 4H » est le lieu de la pastorale des jeunes de la paroisse Saint Antoine des Quinze-Vingts.
Tous les enfants du quartier y sont accueillis, sans distinction, mais ils connaissent l’identité chrétienne de la maison et adhèrent au projet éducatif.
La direction de la maison repose sur un trépied : le président, le prêtre aumônier des jeunes et la directrice de la maison.
La maison propose un accueil de loisirs, un accueil périscolaire, des activités culturelles et sportives destinées en priorité aux enfants et aux jeunes.
Le poste de secrétaire administrative représente le soutien administratif apporté à la directrice de la maison, son adjoint(e) et au président / bureau de l’association.
Gestion administrative
En complément des fonctionnalités proposées par le portail Assoconnect :
• Suivre les dossiers administratifs des adhérents, les inscriptions, vérifier les paiements et les facturations, procéder aux relances aux familles du centre de loisirs, de l’aide aux devoirs et des autres activités de la maison, vérifier la complétude de la base informatique.
• Etablir et suivre le listing des adhérents et des inscriptions pour les activités annexes (danse, guitare, chorale, piscine, foyer des lycéens, …). Enregistrer les présences.
• Transmettre les données et justificatifs comptables au cabinet comptable.
• Assurer la transmission des paiements des adhérents à la comptable, tenir à jour une comptabilité, faire le point régulièrement sur les impayés. Vérification des éléments comptables en liaison avec le Trésorier et en informant la directrice de la maison et le bureau de l’association.
• Assurer la rédaction, préparation des contrats des intervenants en lien avec la directrice de la maison, CEE, CDII, suivi des plannings, des absences, arrêts maladie, congés payés, mise à jour des dossiers des intervenants.
• Gérer la location des salles de la maison en procédant, notamment, au suivi du planning d’occupation des salles, et à la rédaction et conclusion des conventions d’occupation des salles de la maison.
• Collecter les éléments de paie des intervenants en lien avec la directrice de la maison, puis saisir et assurer le suivi de la paie sur le site du CEA et les virements bancaires. Assurer le suivi et les paiements des factures qui se font par virement, transmettre au cabinet comptable les pièces justificatives.
• Réaliser les déclarations nécessaires (au téléphone ou par mail) auprès de : CEA, CIAMT, Humanis, CPAM, France Travail, Net Entreprise en lien avec la directrice de la maison.
• Transmettre les différentes informations administratives à la directrice de la maison et au bureau de l’association.
• Archiver les éléments administratifs informatiques et papiers : inscriptions, états de facturation, suivi des paiements, déclarations à la CAF, bulletins de paie…
• Assurer le lien avec la référente CAF. Préparer les déclarations d’activité à la CAF (renseignement régulier des présences, tableaux de suivi et historique à tenir à jour), saisie des données d’activités et des données financières sur le site de la CAF, suivre les paiements des prestations services – en liaison avec la directrice de la maison, le trésorier et le comptable de l’association.
Organisation hiérarchique
• Rattachement hiérarchique fonctionnellement, a la directrice de la maison et statutairement, au président de l’association.
Relations et communication
• Gestion de la boite mail institutionnelle de l’association.
• Accueil téléphonique et, si nécessaire, orientation des interlocuteurs vers la personne référente au sein de la structure.
|
